Integrazioni
- Caselle email
- ERP e gestionali
- Anagrafiche clienti e articoli
- Cartelle documentali
- API o import strutturati
Soluzione · Processo operativo
Automatizzare gli ordini ricevuti via email con l’Intelligenza Artificiale
Gli ordini arrivano via email, PDF o Excel. Una persona apre gli allegati, interpreta righe e codici, cerca le anagrafiche e ricopia tutto nel gestionale. È un’attività lenta, ripetitiva e soggetta a errori.
Le decisioni critiche restano alle persone.
Flusso operativo
Come cambia il lavoro
La soluzione riduce i passaggi ripetitivi e concentra l’attenzione dell’operatore sui casi che richiedono giudizio.
PRIMA
- 01
Aprire l’email
- 02
Leggere l’allegato
- 03
Cercare i codici
- 04
Copiare nel gestionale
- 05
Controllare tutto
DOPO
- 01
Email acquisita
- 02
Dati estratti
- 03
Anagrafiche verificate
- 04
Bozza ERP
- 05
Controllo eccezioni
Soluzione
Cosa fa il sistema
Il sistema controlla la casella dedicata, riconosce gli ordini, estrae cliente, articoli, quantità, prezzi e date, confronta i dati con le anagrafiche e prepara una bozza nel gestionale. I casi dubbi restano in attesa di conferma.
Regola di progetto Quando l’AI non è sicura, non completa il dato: apre un’eccezione e mostra la fonte.
Privacy configurabile
- Cloud controllato
- Architettura ibrida
- Elaborazione interamente locale
Governance
Controlli umani e tracciabilità
Automatizzare non significa togliere responsabilità: significa rendere visibili le eccezioni e registrare cosa è successo.
Ordini dubbi non registrati automaticamente
Conferma operatore prima della scrittura
Log di dati estratti e correzioni
Misurazione
I KPI da confrontare prima e dopo
01Tempo medio per ordine
02Errori di inserimento
03Ordini arretrati
04Percentuale senza correzioni
Il tuo referente · Matteo
Un punto fermo per tutto il progetto
Fin dal primo confronto sai con chi parlare: Matteo segue analisi, prototipo, integrazione e avvio, mantenendo il contesto e restando il tuo riferimento stabile nel tempo. Le competenze necessarie vengono coordinate intorno al progetto, senza costringerti a ricominciare con interlocutori diversi.
MatteoReferente dedicato del tuo progetto AI- Sempre lo stesso contestoMatteo conosce processo, dati, sistemi, decisioni e obiettivi.
- Un contatto direttoSai sempre a chi rivolgerti, senza passaggi tra figure scollegate.
- Continuità nel tempoIl riferimento resta stabile durante integrazione, avvio e misurazione.
FAQ
Domande specifiche sul processo
L’AI scrive subito nel gestionale?
Non necessariamente. Nella fase iniziale prepara una bozza e chiede conferma; l’automazione completa si valuta solo sui casi ripetitivi e affidabili.
Gestisce formati diversi per ogni cliente?
Sì, ma la qualità va misurata su un campione reale. Layout, scansioni, tabelle e codici cliente possono richiedere regole specifiche.
Cosa succede se un codice non esiste?
Il sistema segnala l’eccezione e mostra il dato originale. Non deve inventare una corrispondenza.
Primo passo
Partiamo da un campione reale
Scegliamo alcuni ordine pdf con più righe e confrontiamo tempi, qualità ed eccezioni con il processo attuale.